Obligaciones laborales

Calendario laboral
Libro de visitas
Libro de matricula (obligación suprimida)
Recibo de salario
Alta de trabajadores
Bajas y variaciones de trabajadores
Boletines de cotización
Declaraciones de retenciones
Declaración electrónica de trabajadores accidentados en el año 2004
Presentación en soporte informático de procesos de incapacidad laboral.
Prevención de Riesgos Laborales
Dietas y gastos de locomoción

Calendario laboral

La entidad empleadora deberá elaborar anualmente un calendario laboral, que deberá estar expuesto en lugar visible en cada centro de trabajo.Debe estar en lugar visible en el centro de trabajo.

Debe ir firmado y sellado por la entidad.

Contendrá el horario de trabajo de la entidad y la distribución anual de los días de trabajo, festivos, descansos semanales y entre jornadas, y otros días inhábiles, teniendo en cuenta la jornada máxima legal o, en su caso la pactada por convenio colectivo o entre partes.

Se confeccionará conforme a la regulación que anualmente publica el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales de los días inhábiles a efectos laborales, retribuidos y no recuperables y los establecidos por cada Comunidad Autónoma y Ayuntamientos correspondientes, siendo catorce días la totalidad de estos.

Para consultar el calendario laboral del año en curso pincha aquí.

Calendario Laboral 2006

Libro de visitas

Es obligatorio que la entidad disponga de un libro de visitas en cada centro de trabajo, en modelo oficial, tenga o no contratado personal por cuenta ajena. Estará a disposición de cualquier inspector de trabajo o subinspector de empleo que así lo solicite.

Debe estar diligenciado en la correspondiente Inspección de Trabajo y en él, solamente escribirá las comunicaciones y diligencias oportunas el inspector o subinspector que curse visita a una entidad.

Desde el 1 de junio de 2006, están en vigor los nuevos requisitos del Libro de Visitas según la regulación establecida en la Resolución de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social publicada en el BOE nº 93 de 19 de abril de 2006 que modifica y actualiza las especificaciones de este libro.

La nueva resolución establece las siguientes modificaciones específicas:

1º. Se modifica la estructura del propio Libro de Visitas. Se incorpora un nuevo apartado para que los Técnicos de la Administración que actúan en temas de Prevención de Riesgos Laborales puedan extender diligencias en el Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, para reflejar las actuaciones comprobatorias de las condiciones materiales y técnicas de seguridad o salud o para formular requerimientos de subsanación de deficiencias que contendrán los datos adecuados a su finalidad y el plazo para llevarlos a cabo.

2º. Se habilita la utilización de un Libro deVisitas electrónico, previa autorización de la Autoridad Central de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Esto implica la aceptación de los requerimientos técnicos y funcionales del sistema electrónico que suministre la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

3º. El Libro de Visitas se editará en versión bilíngüe en las Comunidades Autonómas con dos lenguas oficiales

Modelo formato del Libro de Visitas según Resolución publicada en BOE nº 99 de 26 de abril 2006

Los Libros de Visitas derogados deberán conservarse a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante un plazo de 5 años contados a partir de la fecha de la última diligencia.

Libro de matrícula (obligación suprimida)

Esta obligación fue suprimida por el art.37 de la Ley 24/2001 de 27 de diciembre (BOE de 31 de diciembre).

Recibo de salario

Justifica el pago por parte de la entidad y el recibo por parte del trabajador.

El recibo ha de ir firmado por el trabajador al hacerle entrega del duplicado y abonarle en moneda, cheque o talón las cantidades reflejadas. Dicha firma da fe de la percepción de las mismas, pero no supone la conformidad con ellas.

En caso de efectuarse el abono mediante transferencia bancaria, la firma del trabajador se entiende sustituida por el comprobante de abono expedido por la entidad bancaria.

Los recibos se han de conservar durante 4 años.

Altas de trabajadores

La entidad está obligada a comunicarel alta y en caso de incumplimiento de éste, puede realizarla directamente el trabajador en la Tesorería General de la Seguridad Social.

Debe hacerse con anterioridad a la iniciación de la prestación del servicio (hasta 60 días antes) y con efectos desde el día en que se inicia la actividad.

Cuando no se hubiese previsto con antelación, si el día siguiente fuese inhábil, deberá remitirse con anterioridad al inicio de la prestación de servicios, por telegrama, fax o por cualquier otro medio electrónico, informático o telemático.

Los justificantes de las altas deben conservarse por un período mínimo de cinco años.

La inscripción se puede hacer por medios telemáticos (Sistema RED) o bien cumplimentando el modelo que facilita la Seguridad Social y entregarlo en la administración correspondiente (modelo TA.2).

Para más información sobre la inscripción, afiliación y consulta de los documentos oficiales podéis entrar en la página de la Seguridad Social .

Bajas y variaciones de trabajadores

Debe comunicarlas directamente la entidad empleadora.En caso de incumplimiento de la obligación por parte de la entidad, podrá realizarla el propio trabajador.

La comunicación (como en el caso de las comunicaciones de alta) se podrá hacer por medios telemáticos, o bien cumplimentando el modelo TA.2, en el que no será necesario la firma del trabajador.

Plazo de presentación: seis días naturales contados a partir del siguiente al cese en la actividad o fecha en la que se produce la variación en el trabajador (cambio de categoría, aumento o disminución de jornada, etc.).

Los justificantes de las bajas y variaciones deben conservarse al menos cinco años.

Si quieres más información y consultar los documentos oficiales podéis entrar en la página de la Seguridad Social .

Boletines de cotización

Son los modelos que se utilizan para la liquidación por las entidades de las cuotas al régimen general de la seguridad social.

TC-1. Es el modelo que se utiliza para la liquidación por las entidades, de las cuotas del Régimen General.

Cada juego consta de tres ejemplares, si bien las entidades autorizadas para editar el modelo podrán optar por añadir un cuarto ejemplar para la entidad. El primer ejemplar (rojo) se destina a la TGSS, el segundo (azul) a la entidad colaboradora (Mutua) y el último o últimos (naranja) a la entidad empleadora. El ejemplar destinado a la entidad empleadora acredita el ingreso de las cuotas o la presentación de los documentos de cotización sin ingreso, en su caso. Todos ellos deben ir fechados, firmados y sellados por la entidad.

TC-2. La relación nominal de los trabajadores, modelo TC-2, se presenta unida al boletín de cotización (modelo TC-1), y se compone de los datos identificativos de la entidad, en la cabecera, los relativos a los trabajadores, en el cuerpo central, y las sumas de las diligencias de formalización, al pie de la misma.

No será necesaria la presentación del modelo TC-2 cuando exista autorización concedida por la Tesorería General de la Seguridad Social para la transmisión de la relación nominal de trabajadores a través del Sistema Red.

El ejemplar para la entidad se debe exponer en el centro de trabajo (sólo el del último mes de pago).

El Sistema RED (Remisión Electrónica de Datos) que ofrece la Tesorería General de la Seguridad Social, permite el envío de los datos incluidos en la relación nominal de trabajadores, así como el pago de las cuotas mediante la domiciliación en cuenta o el pago electrónico.

Domiciliación en cuenta: Los sujetos responsables pueden realizar el pago de sus deudas por cuotas en cualquiera de las entidades financieras autorizadas como oficinas recaudadoras.

La Tesorería comunicará mensualmente a las entidades financieras el importe de la cotización a efectuar respecto de los sujetos responsables del cumplimiento de la obligación de cotizar que tengan domiciliado en aquellas el pago de las cuotas y las entidades financieras abonarán con fecha valor del último día hábil de cada mes el importe de las cuotas devengadas.

Pago electrónico: Es una modalidad de pago de cotizaciones en la que el cálculo de las cuotas a ingresar lo realiza la Tesorería General de la Seguridad Social mediante la emisión de un “Recibo de Liquidación de Cotizaciones”.

De este modo, se facilita el ingreso sin necesidad de acudir físicamente a las entidades financieras pudiendo realizarse el pago de las cuotas mediante otros canales de pago, como la banca telefónica, la banca a través de internet o los cajeros automáticos.

Esta modalidad de pago supone la eliminación de los documentos de cotización de la serie TC1.

Los documentos de cotización deben guardarse por período mínimo de cuatro años.

Si quieres más información sobre la cotización a la Seguridad Social así como consultar los documentos oficiales pincha aquí .

Declaraciones de retenciones

El modelo 110 deberá presentarse en los 20 primeros días de los meses de Abril, Julio, Octubre y Enero, en relación con las cantidades retenidas y de los ingresos a cuenta que correspondan por el trimestre natural inmediato anterior.

El resumen anual, modelo 190, se deberá presentar en el plazo de los 20 primeros días del mes de Enero de cada año ( 31 de enero en caso de presentación en medios telemáticos o disquete).

El retenedor (ONL) deberá expedir en favor del trabajador certificación acreditativa de la retención practicada, o de los ingresos a cuenta efectuados, así como de los restantes datos que deben incluirse en el resumen anual de retenciones.

Para más información puedes consultar la página de la Agencia Tributaria .

Declaración electrónica de trabajadores accidentados

La Orden Ministerial TAS/2926/2002 de 19 de noviembre del 2002 recoge la obligación de presentar los comunicados de accidentes de trabajo en formato electrónico a partir del 1 de enero del 2004. En este documento incluimos información más detallada del proceso.

Presentación en soporte informático de procesos de incapacidad laboral

Como ya se viene haciendo, y con carácter obligatorio desde el 1 de enero del 2004, con las comunicaciones de los partes de accidente de trabajo y en la misma línea de utilización de técnicas electrónicas, informáticas o telemáticas en las relaciones de los ciudadanos con las Administraciones Públicas, el Boletín Oficial del Estado ha publicado la Orden TAS/299/2004 de 12 de febrero sobre presentación de los partes médicos relativos a procesos de incapacidad temporal derivada de enfermedad común y accidente no laboral, mediante el Sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED).

Esta orden establece la obligatoriedad de esta presentación, a partir del 23 de mayo del 2004, para aquellas empresas incorporadas al sistema RED de la Seguridad Social.

Esta modalidad de comunicación libera a la empresa de su presentación en soporte papel y agiliza la gestión de las prestaciones económicas de incapacidad temporal derivadas de contingencias comunes.

Hay que decir, que la Orden no establece modificación alguna en relación a los plazos de presentación de las copias de los partes, por lo que los mismos serán los establecidos por la Orden del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales de 19 de junio de 1997 para las copias de los partes en soporte papel.

Prevención de Riesgos Laborales

La Ley 31/1995, de 8 de noviembre de Prevención de Riesgos Laborales tiene por objeto establecer un adecuado nivel de protección de la salud de los trabajadores frente a los riesgos derivados de las condiciones de trabajo. Cualquier entidad no lucrativa que tenga personal contratado tiene la obligación de cumplir esta normativa. En este documento comentamos las obligaciones derivadas de la aplicación de la ley de Prevención de Riesgos Laborales y del Reglamento de los Servicios de Prevención.

Dietas y gastos de locomoción

El Ministerio de Economía y Hacienda publicó, en BOE de 3 de diciembre de 2005, la Orden EHA/3771/2005, de 2 de diciembre, por la que se revisa la cuantía de los gastos de locomoción y de las dietas en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Dicha Orden actualiza los importes exentos de tributación en IRPF que no se actualizaban desde el año 2001.

Las organizaciones no lucrativas deben cumplir con esta orden al justificar y abonar gastos de este tipo a su personal. La norma ha actualizado los siguientes gastos:

1. Importe exento en IRPF a abonar por kilómetro realizado en vehículo propio: 0,19 euros más gastos de peaje y de aparcamiento. Es necesario justificar la necesidad del desplazamiento.

2. Gastos de manutención por desplazamiento dentro del territorio español exentos en IRPF: 53,34 euros diarios, siempre que se pernocte en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor.

3. Gastos de manutención por desplazamiento dentro del territorio español exentos en IRPF: 26,67 euros diarios, siempre que no se pernocte en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor.

4.- Gastos de estancia: Se procederá al abono del importe justificado por el trabajador.

Estas cantidades deben entenderse como topes exentos en IRPF. Esto significa que:

1.Si se paga por encima de dichas cantidades, debe realizarse una retención con cargo al IRPF en la nómina del trabajador sobre el exceso.

2. Si se paga por debajo, se estaría cumpliendo la normativa. De hecho, numerosas entidades pagan los gastos de manutención sobre facturas o tickets presentados y por cantidades inferiores a las permitidas en esta norma.